FAQ Kebijakan Privasi Ketentuan Layanan

Kebijakan Privasi

Bacalah seluruh kebijakan sebelum menggunakan Platform Rekrutiva

Terakhir diperbarui: 1 September 2026

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Rekrutiva mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan mengungkapkan Data Pribadi sehubungan dengan penggunaan platform Rekrutiva (“Platform”).

Rekrutiva merupakan platform teknologi yang dioperasikan oleh PT Folarium Innotek Indonesia (“Kami”).

Dengan mengakses, mendaftar, dan/atau menggunakan layanan Rekrutiva, Anda (“Pengguna” atau “Klien”) menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi ini.

1. Data yang Kami Kumpulkan

1.1. Data Pengguna

Kami dapat mengumpulkan data yang berkaitan dengan Pengguna perusahaan, admin, HR, atau pihak lain yang menggunakan Platform, termasuk:

  • Nama

  • Alamat email dan nomor telepon

  • Informasi perusahaan atau institusi

  • Jabatan atau informasi terkait akun

  • Data akun dan aktivitas penggunaan Platform

  • Riwayat transaksi, metode pembayaran, dan catatan invoice

  • Komunikasi dengan tim support Rekrutiva

1.2. Data Kandidat

Dalam penggunaan fitur rekrutmen, asesmen, dan wawancara, Pengguna dapat mengunggah atau memasukkan Data Kandidat ke dalam Platform.

Data tersebut dapat meliputi:

  • Identitas pribadi, seperti nama lengkap, NIK, dan tanggal lahir

  • Informasi kontak, seperti email dan nomor telepon

  • Riwayat pendidikan dan pengalaman kerja

  • CV, foto, sertifikat, dan dokumen pendukung lainnya

  • Jawaban atau data yang diperoleh dalam proses rekrutmen

  • Hasil wawancara dan asesmen

  • Hasil psikotes

  • Data perilaku penggunaan sistem, seperti durasi, interaksi, dan log aktivitas

Data Kandidat pada umumnya diberikan atau dimasukkan ke dalam Platform oleh Pengguna perusahaan sebagai bagian dari proses rekrutmen, asesmen, atau pengelolaan kandidat.

1.3. Data Teknis dan Sistem

Kami juga dapat mengumpulkan data teknis secara otomatis ketika Platform digunakan, antara lain:

  • Alamat IP

  • Jenis perangkat

  • Sistem operasi

  • Jenis dan versi browser

  • Lokasi umum berdasarkan alamat IP

  • Cookies dan teknologi serupa

  • Session ID

  • Log aktivitas dan informasi teknis lainnya yang diperlukan untuk pengoperasian dan keamanan Platform

2. Sumber Data dan Tujuan Pemrosesan

2.1. Sumber Data

Data Pribadi dapat diperoleh dari:

  • Pengguna perusahaan atau admin yang mendaftarkan dan menggunakan Platform

  • Kandidat atau peserta yang datanya dimasukkan atau diberikan dalam proses rekrutmen dan asesmen

  • Penggunaan langsung terhadap fitur dan layanan Rekrutiva

  • Sistem atau layanan lain yang terintegrasi dengan Platform, apabila tersedia dan digunakan oleh Pengguna

2.2. Tujuan Penggunaan Data

Data Pribadi digunakan untuk tujuan yang relevan dengan penyelenggaraan layanan Rekrutiva, termasuk:

  • Menyediakan, mengelola, dan mengoperasikan layanan Rekrutiva

  • Mendukung proses rekrutmen, asesmen, dan wawancara digital

  • Memproses dan menyajikan hasil asesmen, laporan, analisis, dan informasi evaluasi kepada Pengguna

  • Menyediakan fitur pencarian, penyaringan, pengelolaan, dan evaluasi kandidat

  • Menjaga keamanan, stabilitas, dan performa Platform

  • Menyediakan layanan dukungan teknis dan bantuan kepada Pengguna

  • Memantau dan mencegah penyalahgunaan Platform

  • Melakukan pengembangan dan peningkatan layanan

  • Memenuhi kewajiban hukum, audit, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku

3. Dasar Pemrosesan dan Peran Para Pihak

3.1. Dasar Pemrosesan

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan dasar yang relevan dengan kegiatan pemrosesan, termasuk:

  • Persetujuan Pengguna dan/atau Kandidat, apabila diperlukan

  • Pelaksanaan perjanjian atau penyediaan layanan kepada Pengguna

  • Kepentingan yang sah dalam penyelenggaraan, keamanan, dan pengembangan Platform

  • Pemenuhan kewajiban hukum sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

3.2. Peran Rekrutiva dan Pengguna

Dalam kaitannya dengan Data Kandidat yang dimasukkan oleh Pengguna ke dalam Platform:

  • Rekrutiva bertindak sebagai penyedia teknologi dan pemroses data sesuai dengan fungsi layanan yang diberikan.

  • Pengguna perusahaan bertindak sebagai pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan Data Kandidat dalam proses rekrutmen, asesmen, atau kegiatan terkait lainnya.

Pengguna bertanggung jawab untuk:

  • Memastikan bahwa penggunaan Data Kandidat memiliki dasar pemrosesan yang sah

  • Memperoleh persetujuan atau memenuhi dasar pemrosesan lain yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

  • Memastikan keakuratan, relevansi, dan legalitas Data Kandidat yang dimasukkan ke dalam Platform

  • Menggunakan Data Kandidat sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan ketentuan hukum yang berlaku

Rekrutiva tidak bertanggung jawab atas pelanggaran hukum yang timbul dari cara Pengguna memperoleh, menggunakan, atau memproses Data Kandidat di luar layanan Rekrutiva.

4. Pemrosesan Hasill Asesmen dan Teknologi

4.1. Hasil Asesmen

Platform dapat memproses data dan hasil yang diperoleh dari berbagai proses asesmen, psikotes, wawancara, maupun evaluasi kandidat.

Hasil tersebut dapat disajikan dalam bentuk skor, laporan, analisis, rekomendasi, atau informasi evaluasi lainnya sesuai dengan fitur yang digunakan.

4.2. Teknologi AI

Beberapa fitur Rekrutiva dapat menggunakan teknologi kecerdasan artifisial (AI) untuk membantu menghasilkan analisis, ringkasan, pencocokan, rekomendasi, atau informasi evaluasi.

Hasil yang dihasilkan oleh teknologi AI merupakan alat bantu pengambilan keputusan dan bukan keputusan mutlak mengenai penerimaan, penolakan, penempatan, promosi, atau status seorang kandidat.

Pengguna tetap bertanggung jawab atas keputusan yang dibuat berdasarkan hasil atau informasi yang tersedia melalui Platform.

4.3. Penggunaan Data untuk Fitur dan Layanan

Data hanya diproses sejauh diperlukan untuk menyediakan fitur dan layanan yang digunakan oleh Pengguna, termasuk rekrutmen, asesmen, wawancara, pengelolaan kandidat, dan analisis terkait.

Rekrutiva tidak menggunakan Data Kandidat untuk tujuan di luar penyediaan layanan kepada Pengguna, kecuali berdasarkan persetujuan yang relevan, instruksi Pengguna, atau apabila diwajibkan oleh hukum.

5. Penyimpanan dan Keamanan Data

5.1. Penyimpanan Data

Data disimpan pada infrastruktur server berbasis cloud yang digunakan untuk mendukung penyelenggaraan layanan Rekrutiva.

Periode penyimpanan dapat berbeda berdasarkan jenis data, tujuan pemrosesan, kebutuhan layanan, instruksi Pengguna, serta kewajiban hukum yang berlaku.

5.2. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk membantu melindungi Data Pribadi, termasuk:

  • Enkripsi data pada bagian layanan yang relevan

  • Firewall dan kontrol akses

  • Pembatasan akses internal berdasarkan kebutuhan pekerjaan

  • Pemantauan dan pencatatan aktivitas sistem

  • Langkah pengamanan untuk mencegah akses, perubahan, pengungkapan, atau penggunaan yang tidak sah

Meskipun kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar, tidak ada sistem elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya bebas dari risiko keamanan.

5.3. Kerahasiaan

Personel yang memiliki akses terhadap Data Pribadi berdasarkan kebutuhan pekerjaannya terikat kewajiban untuk menjaga kerahasiaan data sesuai dengan kebijakan internal dan ketentuan yang berlaku.

6. Pembagian dan Pengungkapan Data

Kami tidak menjual atau memperdagangkan Data Pribadi.

Data dapat dibagikan atau diungkapkan dalam keadaan berikut:

6.1. Kepada Pengguna Perusahaan

Data Kandidat dapat tersedia bagi Pengguna perusahaan sesuai dengan fitur, akses, dan tujuan penggunaan Platform yang ditentukan oleh Pengguna tersebut.

6.2. Kepada Penyedia Layanan Pendukung

Kami dapat menggunakan penyedia layanan pihak ketiga yang mendukung pengoperasian Platform, seperti penyedia cloud, infrastruktur, keamanan, komunikasi, pembayaran, atau layanan teknologi lainnya.

Akses terhadap Data Pribadi oleh penyedia tersebut dibatasi sesuai dengan kebutuhan layanan dan ketentuan yang berlaku.

6.3. Atas Instruksi Pengguna

Data dapat diproses atau disediakan sesuai dengan instruksi Pengguna sepanjang instruksi tersebut sesuai dengan fungsi layanan dan ketentuan yang berlaku.

6.4. Kewajiban Hukum

Data dapat diungkapkan apabila diperlukan untuk:

  • Memenuhi kewajiban berdasarkan hukum atau peraturan

  • Menanggapi permintaan resmi dari otoritas yang berwenang

  • Melindungi keamanan dan hak Rekrutiva, Pengguna, atau pihak lain

  • Menangani dugaan penyalahgunaan atau pelanggaran hukum

7. Hak Pengguna dan Kandidat

Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Pengguna dan/atau Kandidat dapat memiliki hak atas Data Pribadinya, termasuk:

  • Memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi

  • Mengakses Data Pribadi

  • Meminta perbaikan atau pembaruan data yang tidak akurat

  • Meminta penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi dalam kondisi yang diperbolehkan

  • Menarik persetujuan apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan

  • Mengajukan keberatan atau permintaan pembatasan terhadap pemrosesan tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Untuk Data Kandidat yang diproses dalam proses rekrutmen atau asesmen oleh suatu perusahaan, permintaan tertentu dapat perlu disampaikan terlebih dahulu kepada perusahaan tersebut sebagai pihak yang menentukan tujuan dan penggunaan Data Kandidat.

Permintaan terkait privasi dapat disampaikan melalui:

Email: halo@rekrutiva.com

8. Periode Penyimpanan Data

8.1. Data Kandidat

Data Kandidat dapat disimpan:

  • Maksimal 24 (dua puluh empat) bulan sejak aktivitas terakhir, atau

  • Sesuai dengan instruksi Pengguna perusahaan, kebutuhan layanan, atau dasar pemrosesan yang berlaku.

8.2. Data Pengguna

Data yang berkaitan dengan akun Pengguna dapat disimpan selama akun aktif dan selama diperlukan untuk menyediakan layanan, memenuhi kewajiban hukum, menyelesaikan sengketa, atau memenuhi kepentingan administratif yang sah.

8.3. Data Transaksi

Data transaksi, invoice, dan dokumen keuangan dapat disimpan sesuai dengan periode yang diwajibkan berdasarkan ketentuan perpajakan, akuntansi, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

9. Cookies dan Teknologi Serupa

Platform Rekrutiva menggunakan cookies dan teknologi serupa untuk:

  • Mempertahankan sesi dan preferensi login

  • Menjaga keamanan akun dan Platform

  • Meningkatkan performa dan pengalaman pengguna

  • Memahami penggunaan Platform dan melakukan analisis layanan

Cookies dapat dikelola atau dinonaktifkan melalui pengaturan browser. Penonaktifan cookies tertentu dapat menyebabkan sebagian fungsi Platform tidak berjalan sebagaimana mestinya.

10. Data dan Layanan Pihak Ketiga

Platform dapat terhubung dengan layanan atau teknologi pihak ketiga yang digunakan untuk mendukung fungsi tertentu.

Penggunaan layanan pihak ketiga dapat tunduk pada kebijakan privasi dan ketentuan layanan masing-masing penyedia.

Kami berupaya memilih dan menggunakan penyedia layanan yang memiliki langkah pengamanan yang sesuai dengan kebutuhan layanan Rekrutiva.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan, teknologi, praktik pemrosesan data, atau ketentuan hukum yang berlaku.

Perubahan akan diinformasikan melalui Platform, halaman Kebijakan Privasi, atau sarana komunikasi lain yang sesuai.

Tanggal pembaruan terakhir akan dicantumkan pada halaman ini.

Penggunaan Platform setelah Kebijakan Privasi diperbarui menunjukkan bahwa Pengguna telah membaca versi terbaru Kebijakan Privasi tersebut.

12. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, permintaan, klarifikasi, atau keluhan terkait Data Pribadi dan privasi, silakan hubungi:

Rekrutiva
Operated by PT Folarium Innotek Indonesia
Jl. KH Abdullah Syafei No. 23A, Kebon Baru, Tebet, Jakarta Selatan 12830 – Indonesia
Email: halo@rekrutiva.com