Absensi karyawan menjadi salah satu aspek penting dari performa kinerja dan tentunya keadaan ini dapat dipermudah dengan menggunakan sistem. Apabila Anda hendak mengadopsi sistem ini, pastikan fiturnya akurat baik dari ketepatan waktu, geolikasi, dan pengambilan gambar saat karyawan melakukan presensi. Berikut keuntungan yang didapat perusahaan dari salah satu fitur sistem dalam manajemen HR ini.

Baca juga: Ketahui Fungsi dan Tips Melakukan Performance Review

1. Hemat Waktu 

Dalam sistem manual, pasti ada celah-celah yang bisa ditimbulkan oleh sistem itu sendiri. Misalnya, sistem absensi manual cenderung memakan lebih banyak waktu. Terutama saat waktu menjelang masuk, antrean seringkali terlihat panjang dan karyawan bisa terlambat bekerja. 

Tentunya sistem absensi online menjadi solusi yang tepat untuk permasalahan tersebut. Karyawan dapat menghemat waktu dengan menggunakan aplikasi yang dapat diakses dari ponsel mereka. Mereka dapat hadir kapan saja, di mana  saja, bahkan jika Anda sedang mengadakan rapat di luar kantor. 

2. Akurasi Jam dan Lokasi

Karena sistem absensi berjalan online, waktu saat Anda clock in dan clock out secara otomatis disinkronkan sesuai dengan waktu aktual yang diterapkan ke semua perangkat. Jaringan internet bisa menyesuaikan waktu yang sama pada setiap device di berbagai lokasi. Ini membuat perhitungan jam kerja lebih akurat dan mencegah karyawan melakukan kecurangan. 

Sistem absensi online sangat berguna terutama bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan sanksi keterlambatan dan untuk perhitungan lembur. Selain waktu, fitur geolokasi juga memberikan akurasi yang tinggi. Sehingga Anda bisa mengetahui lokasi karyawan saat melakukan absensi.

3. Kemudahan Rekapitulasi

Salah satu manfaat lainnya adalah memudahkan dalam rekapitulasi data karyawan. Demikian pula, kehadiran, ketidakhadiran, dan tanggal terlambat secara otomatis tercatat dalam sistem, tanpa perlu perhitungan manual. Selain itu, sistem presensi online biasanya terintegrasi antar data, sehingga perubahan data dilakukan secara otomatis dan akurat. Membuat HRD atau staf lebih efisien dalam bekerja.

4. Efisiensi Biaya

Tentunya jika Anda menggunakan sistem absensi manual, Anda perlu menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut seperti misalnya perangkat scan sidik jari. Bahkan jika perusahaan Anda sudah memiliki banyak karyawan, Anda selalu membutuhkan banyak mesin. Sistem absensi online tidak diperlukan biaya perangkat tambahan. Jika Anda menggunakan sistem ini, biaya tersebut sudah termasuk dalam sistem pengelolaan SDM.

5. Produktivitas Meningkat

Sistem absensi manual tentu lebih “rumit”. Karyawan juga tergolong lebih sulit dalam hal mengajukan cuti atau lembur. Absensi online memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti  lembur hanya dengan menggunakan ponsel mereka. Tentu saja, itu harus dilakukan dengan persetujuan atasan. Permintaan cuti karyawan akan segera muncul di aplikasi dan bisa langsung diakses oleh atasan tanpa proses yang berbelit.

Penggunaan aplikasi presensi online memiliki banyak manfaat dari segi peningkatan efektivitas kerja perusahaan. Aksesnya pun mudah darimana saja dan device apa saja. Oleh karena itu, peralihan dari absensi konvensional akan mendatangkan banyak manfaat di kemudian hari.